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A TWIC investiu para fonecer o melhor serviço e com melhor qualidade para nossos clientes confira abaixo testemunho feito .
Microfilmagem
Birô troca equipamento para atender Detran-PR .
Após vencer uma licitação para fornecer ao Detran do Paraná serviços de microfilmagem, o birô de serviços Twic – Team Work Informática e Consultoria se preparou para a microfilmagem de um volume de 48 milhões de documentos ao ano, sem contar a incidência de documentos com informações no verso, o que acontece em 25% dos casos.
O projeto começou em novembro de 2004, mas, após três meses utilizando sua estrutura original, o birô constatou que as microfilmadoras analógicas precisariam ser trocadas por equipamentos mais novos e com tecnologia mais avançada.
Mas a Twic só chegou a essa conclusão após a constatação de vários obstáculos. O primeiro deles, a lentidão da microfilmagem: cada microfilmadora comportava apenas um rolo de filme, que demorava até 18 horas para ser finalizado. Havia, ainda, dificuldades na indexação dos documentos durante o preparo para a microfilmagem, realizada com etiquetas que traziam códigos de barras com posição de cada fotograma no microfilme para futura localização. Para isso, os dados eram captados dos papéis por leitura óptica e inseridos no banco de dados utilizado pelo Detran. Mas muitas vezes as etiquetas de indexação traziam informações equivocadas e precisavam ser conferidas pela equipe de funcionários do birô.
A remontagem de documentos que eram segmentados para indexação, e posteriormente reordenados, gerava trocas na ordem das informações. Um outro problema era que, para não correr o risco de o microfilme acabar durante o processo, o birô optava pela perda de material, trabalhando com uma margem de segurança, registrando 500 processos a menos que a capacidade limite de cada microfilme. A busca de papéis era outra dificuldade. Qualquer microfilme a ser remontado precisava ter a sua versão original encontrada entre caixas de arquivo.
Por tudo isso, o birô concluiu que o processo estava muito deficitário. Os custos impediam a obtenção de lucro com o formato escolhido. “Nossas máquinas e processos estavam ultrapassados”, afirma Geraldo Magela, consultor da área de projetos de GED da Twic. Segundo o executivo, eles avaliaram os detalhes, mas não imaginaram que poderiam ter tamanho retrabalho. “Resolvemos então fazer investimento num projeto moderno de microfilmagem”.
Junto com a Kodak Document Imaging foi desenvolvido um projeto inovador de digitalização e microfilmagem. O birô adquiriu sete escaners Kodak modelo i260 e uma microfilmadora Kodak i9610 para o novo projeto de digitalização e microfilmagem dos documentos, com investimento de US$ 165 mil.
Além disso, a empresa investiu US$ 20 mil no desenvolvimento de softwares customizados para o processo. As melhorias tornaram-se tangíveis: o birô tem três turnos de 6 horas com cada um dos sete escaners i260.
São 18 turnos em substituição aos 40 anteriores, com economia 50%. Os custos com a captação foram reduzidos em 54%. O processo de indexação foi eliminado, e a captação do código de barras passou a ser feita pelo escanner, via OCR. As imagens dos processos são vinculadas ao código de barras existente nos documentos, gerando a base de informações para o Detran. Também é feito um rigoroso controle de qualidade pelo software do escaner.
O projeto resultou em economia de mais de 50%, aliada à entrega de serviço com benefícios que ultrapassam as especificações do contrato com o Detran-PR. A Twic prestará três tipos de serviço para o Detran-PR: tratamento de multas, carteira nacional de habilitação e documentação relativa a veículos.
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